Đâu bắt buộc lúc như thế nào "bận rộn" cũng đồng nghĩa tương quan với hiệu quả – những tuyệt kỹ sắp xếp quá trình dưới đây để giúp đỡ bạn tận dụng tối đa ngày làm cho việc
Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc 1. Lập danh sách tất cả các công việc 2. Xác định việc quan lại trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn 3. Đánh dấu những việc khẩn cấp4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan tiền trọng và khẩn cấp 5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau 6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra7. Liên tục coi xét và nhìn nhận đúng thực tếMẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quảPhân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế
Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng bao gồm thể là hoàn toàn không tất cả thứ tự nào. Tình huống đó cũng thường gặp vào cuộc sống riêng, lúc người ta chẳng giành bao nhiêu thời gian đến những hoạt động thật sự quan tiền trọng, nhưng mà lại miệt mài “bận rộn” ko đâu. Giải pháp đến vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả, có chủ đích cùng hướng đến các mục tiêu tương lai. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá bán trị, còn những điều không nhiều quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm.Áp dụng các chiến lược sắp xếp, bạn trọn vẹn có thể núm đổi triệt để lịch làm cho việc vào ngày, để quãng thời gian dành riêng cho công việc—và đến cuộc sống cá nhân thực sự ý nghĩa. Những chiến lược này sẽ giúp bạn đánh giá với sắp xếp những mối ưu tiên mặt hàng đầu.
Bạn đang xem: Cách sắp xếp công việc
Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc
Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch có tác dụng việc, đánh giá các công việc, rồi phân bổ thời gian cho các công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn. Lúc sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ có những cơ hội bạn cần tạm dừng việc bao gồm mức ưu tiên thấp với tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn.
1. Lập danh sách tất cả các công việc
Chìa khóa sắp xếp công việc hiệu quả đó là hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc bạn cần làm—dù công việc tất cả bình thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra với xem xét. Một mẹo khá hay để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra một danh sách.
Bất kể việc gì, dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là tốt họp riêng biệt với sếp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Lúc đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn tất cả thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan tiền trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết với giá trị nhưng mỗi việc với lại.
2. Xác định việc quan lại trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn
Nghe gồm vẻ là một biện pháp quản lý thời gian tức thì, nhưng sắp xếp thứ tự công việc lại là mấu chốt giúp bạn xong xuôi các mục tiêu nhiều năm hạn. Lúc nắm rõ mục tiêu bạn thực sự theo đuổi, cho dù mục tiêu ấy là thăng chức, hoàn thành dự án giỏi đạt bước ngoặt trong sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định những công việc liên quan mật thiết nhất. Phân chia nhỏ những mục tiêu lớn lao này theo mốc thời gian cũng là một ý hay. Ví dụ, bạn bao gồm thể chia nhỏ mục tiêu của cả năm thành list công việc mỗi tháng, rồi mỗi tuần, mỗi ngày, v.v.
Với Alejandro Cerecedo, quản lý cao cấp phụ trách mảng người sử dụng thời trang ở doanh nghiệp PRAnother Companyvà member củanewptcsitedaily.com Reforma 26ở Thành phố Mexico, đặt ra những mục tiêu dài hạn là giải pháp ông sắp xếp với truyền lửa đến cả tập thể mỗi khi năm mới đến. Cerecedo phân chia sẻ “Chúng tôi trao đổi về mục tiêu cả vào công việc lẫn cuộc sống và đặt ra mốc thời gian đến chặng đường tiến tới những mục tiêu đó””.
Cách tư duy toàn cục này nắm phương châm chủ đạo trong việc sắp xếp công việc hiệu quả. Mọi người thường nhầm tưởng rằng bận rộn đi đôi với tiến độ. Thế nhưng, cả ngày xả thân những công việc chẳng hề liên quan đến mục tiêu cuối cùng chỉ giá tiền thời gian mà thôi. Hãy thành thật với bản thân về giá bán trị vĩnh viễn của mỗi công việc với không ngừng tâm niệm mục tiêu sau chót.
3. Đánh dấu những việc khẩn cấp
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Gồm như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm kết thúc ngay và gồm thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau.
Đặt ra kỳ hạn tức thì cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan liêu trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ bởi chúng ko gấp gáp. (Chiến lược này cũng phát huy tác dụng trong việc góp bạn tăng năng suất cùng giảm thời gian trì hoãn).
4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan tiền trọng cùng khẩn cấp
Trong cuốn 7 kinh nghiệm của người thành đạt thiết kế năm 1989, doanh nhân, diễn giả bao gồm Stephen Covey khuyên ta buộc phải phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan liêu trọng với mức độ khẩn cấp.
Khẩn cấp với quan trọng: Đây là những công việc bạn cần kết thúc trước tiênQuan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian mang đến những việc này cùng đừng để loại gián đoạnKhẩn cấp nhưng ko quan trọng: Giao mang lại người khác.Không khẩn cấp cùng không quan lại trọng: Loại bỏ khỏi list công việcBạn cũng có thể áp dụng một chiến lược không giống để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất vạc những người tương quan nóng vội tuyệt yêu cầu bột vạc “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một list riêng chỉ gồm ba công việc phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn cha công việc, bạn cần dựa bên trên tầm quan tiền trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Giải pháp xác định không khó, bạn hãy cân nặng nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc như thế nào ảnh hưởng đến kết quả cuối thuộc nhiều nhất? hôm nay mình nên làm cái gi để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
5. Né những mối ưu tiên trái ngược nhau
Khi công việc còn chưa quá khó khăn khăn, bạn vẫn tất cả thể dễ dàng sắp xếp trước sau. Mặc dù theo nghiên cứu, khi cực nhọc khăn dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài luân chuyển xở với mặt hàng tá mối ưu tiên. Tình trạng “mỗi người một kiểu” đó nằm trong số những nguyên nhân làm giảm hiệu suất, khi những công việc quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực.
Giải pháp góp bạn luôn tập trung vào từng công việc quan lại trọng ở từng thời điểm chính là xác định những yếu tố gồm thể gây xao lãng – những việc xảy ra đồng thời xuất xắc yêu cầu bột phát – với chủ động tránh trong ngày làm việc. Ví dụ, khi cùng lúc phải thu thập dữ liệu mang đến một dự án với thiết kế những trang chiếu cho bản thuyết trình, bạn phải ưu tiên một vào hai và nên tránh mọi công việc, email, tin nhắn hay công tác làm việc chuẩn bị tương quan đến nhiệm vụ còn lại.
6. Cân nặng nhắc công sức cần bỏ ra
Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá những công việc theo công sức cần bỏ ra.
Nếu danh sách công việc vượt chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần không nhiều thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất. Lúc đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và bao gồm cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho một ngày dài phía trước.
7. Liên tục lưu ý và quan sát nhận đúng thực tế
Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công việc) của công ty tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, nhưng một trong số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên thanh tra rà soát danh sách công việc và những mối ưu tiên là khóa xe giúp bạn “kiểm soát với tập trung.
Mẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả
Khi nhận ra sự cần thiết của việc sắp xếp thứ tự mang lại phù hợp, rất có thể bạn sẽ đột nhiên cảm thấy phức tạp hơn cùng căng thẳng hơn so với lập một list công việc đơn giản. Cửa hàng chúng tôi đã tóm gọn những chiến lược thiết yếu nêu bên trên ngay bên dưới đây nhằm góp bạn sắp xếp có chủ đích.
Liệt kê mọi việc: Hãy ghi cả việc công và việc tư trong cùng một danh sách.Đánh giá mục tiêu lâu năm hạn: cân nhắc các mục tiêu nhiều năm hạn to lớn hơn cùng việc bạn cần làm cho để đạt được những mục tiêu đó.Chia nhỏ những mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách chấm dứt mục tiêu dài hạn, hãy chia nhỏ các mục tiêu đó thành các mốc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.Cho kỳ hạn rõ ràng: Ghi rõ hạn chót của mọi công việc với tự đề ra kỳ hạn cho bản thân cho dù không bắt buộc.Áp dụng phương thức “khẩn cấp và quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp và quan trọng; đặt ra thời gian cụ thể đến việc quan lại trọng nhưng ko khẩn cấp, với giao mang đến người khác hoặc loại bỏ tất cả những việc khác.Lập list MIT mặt hàng ngày: Ghi ra tía công việc quan trọng cần hoàn tất vào ngày hôm đó. Ba công việc này phải liên quan đến mục tiêu to lớn trong tương lai.Tránh xao lãng: Chủ động kị những công việc trái ngược nhau, đặc biệt là khi công việc trở phải khó khăn hơn.Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi list quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước nặng nề sau” và nhanh lẹ hoàn tất những việc dễ.Phân phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và chú ý nhận đúng thực tế
Dẫu sắp xếp công việc hợp lý đến đâu, lượng công việc bạn có thể kết thúc trong một ngày vẫn gồm hạn với dĩ nhiên ko thể kị khỏi những giây phút xao lãng. Quan tiền trọng là bạn phải thực tế khi thiết lập mục tiêu và sắp xếp công việc. Bằng không, bạn sẽ lầm tưởng về những người bao phủ và lúc nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau.
Xem thêm: 4 Dấu Hiệu Cho Thấy Điềm Báo May Mắn, 18 Dấu Hiệu Cho Thấy Bạn Sắp Gặp Điềm May Mắn
Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian thực hiện những công việc quan liêu trọng – những việc sẽ tạo không giống biệt về lâu dài hơn và đưa bạn đi đúng hướng. Khi sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và tất cả chủ đích hơn. Mục tiêu là hoàn tất những công việc cho thấy sự tiến triển thực sự cùng gạt quý phái một mặt mọi “bận rộn” phù du.